🌧️ Penyimpanan Merupakan Bagian Dari Proses Administrasi Yaitu

Prosedurpenyimpanan merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum suatu warkat hendak disimpan dengan menggunakan suatu system tertentu. Menurut Zulkifli (2003: 63) mengatakan ada dua bentuk penyimpanan yaitu: 1. Penyimpanan Sementara (F ile pending) File pending atau file tidak lanjut adalah file yang digunakan untuk Memorymerupakan komponen penyimpan data/ perintah sebelum di proses lebih lanjut oleh processor. Memory di bagi menjadi 2 bagian, yaitu : 1. Memory internal / RAM (Random Acces Memory). Disket merupakan media penyimpanan eksternal dengan kapasitas kecil, yaitu sekitar 1,44 MB.Untuk menggunakan media ini diperlukan flopy disk drive.Seiring 2 Pengertian Administrasi Publik. Administrasi publik merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen dan organisasi dari orang-orang dengan segala perlengkapannya untuk mencapai tujuan pemerintah. Administrasi publik ini meliputi implementasi kebijaksanaan Pemerintah yang telah ditetapkan oleh badan-badan perwakilan politik. Kegiatanini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)
Berdasarkan hal Dengandemikian, administrasi merupakan kegiatan tulis menulis, mengirim, dan menyimpan keterangan. Secara umum kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk membantu, melayani, mengarahkan da nmengatur semua kegiatan untuk mencapai tujuan secara tertib dan efisien. (Daryanto, 2011). Berdasarkandari hasil penelitian, rasio guru dan siswa yang ideal dalam proses pembelajaran dijelaskan di Norwegia yaitu 1 guru dengan 3 anak usia di bawah tiga tahun, sedangkan untuk anak usia 3-6 tahun 1 guru berbanding dengan 6 anak. Namun, rasio ini dalam penerapannya diterapkan secara fleksibel bergantung sumber daya. Tujuanadministrasi berperan penting dalam penyusunan kegiatan hingga evaluasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Kamu perlu mengenali pengertian, unsur, fungsi, hingga ciri-cirinya agar tidak salah dalam memahami administrasi ini. Berikut dari berbagai sumber, Rabu (19/5/2021) tentang tujuan administrasi. Terdapatbeberapa bagian penting dalam sistem informasi akuntansi. Bagian tersebut meliputi: People yang bertugas mengoperasikan sistem serta melakukan ragam fungsi. Procedure yakni bagian yang mengumpulkan, memproses, serta menyimpan data yang ada hubungannya dengan aktivitas organisasi. Data yakni bagian yang melakukan kegiatan dan proses bisnis. Pengertian Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip. Oleh Muchlisin Riadi Agustus 02, 2016. Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam Pinjamantanpa jaminan alias kredit tanpa agunan (KTA) memang secara umum lebih cepat cair. Tunaiku merupakan salah satu penyedia kredit tanpa agunan (KTA) online dari institusi finansial Bank Amar Indonesia yang bisa memberi pinjaman online tanpa slip gaji. Pinjaman minimum ialah rm1,000 dengan maksimum rm100,000. Administrasi secara sempit berasal dari . Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. " Administrasi dalam arti luas menurut . The Liang Gie. yang di kutip . Syafei . dalam bukunya . Ilmu Administrasi 3DAFTAR GAMBAR Siklus sel yang terdiri dari beberapa fase Siklus kehidupan sel dan tempat kerja Obat antikanker Ringkasan berbagai mekanisme kerja obat-obat antikanker Kemudian Horrocs dapat memperhitungkan secara kasar berapa jarak d2 dengan menggunakan geometri 16 Delirious New York yang dimasukkan ke dalam S, M, L, Diagram 3 Posisi Yuli yang ditindih oleh Dedi sudah mereka jalankan meski hQN23vZ. UMUMNYA kata administrasi dalam praktiknya dikenal sewaktu berhubungan dengan instansi pemerintah atau swasta. Contohnya, apabila ada penduduk di suatu wilayah yang bertambah jumlah anggota keluarganya karena adanya kelahiran baru maka dia harus berurusan dengan pemerintah Baca juga Kemendikbudristek Jalur Seleksi Mandiri Tetap Ada karena Amanat UU Maka itu oleh petugas kantor kelurahan, warga desa tersebut dikenalkan dengan istilah administrasi dalam hubungannya dengan permintaan biaya administrasi oleh petugas kantor, sebagai ganti biaya pembuatan Kartu Keluarga tersebut. Nah, kali ini kita akan membahas tentang administrasi secara umum. Lantas seperti apa itu admintrasi secara umum dan apa saja tujuan dan fungsinya? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya, yuk disimak! Pengertian Administrasi Administrasi merupakan salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi. Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi 2020, secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu. Dengan pengertian lain administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih. Dalam hal ini, administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yang disampaikan para ahli, sebagai berikut 1. Administrasi dalam Arti Sempit Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan. Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor office work seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan. 2. Administrasi dalam Arti Luas Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, menurut Siagian administrasi sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan demikian, administrasi secara luas dapat dimaknai sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna. Sebuah organisasi atau perusahaan dapat berdiri dan berkembang karena adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Administrasi merupakan bagian dari pengelolaan perusahaan atau organisasi yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan atau organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik. Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi mempunyai banyak fungsi, baik dalam dunia kerja maupun pendidikan. Keberadaan administrasi dapat membantu memudahkan pekerjaan yang bersifat formal maupun non-formal. Dalam pengelolaan data-data, administrasi menjadikan pengelolaan akan lebih mudah dan tepat. Maka dapat kita simpulkan, administrasi mempunyai peranan penting dan krusial di dalam rangkaian aktivitas organisasi atau perusahaan. Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan. 1. Organisasi Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya. 2. Manajemen Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen. 3. Komunikasi Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri. 4. Kepegawaian Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja. 5. Keuangan Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana. 6. Perbekalan Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja. 7. Tata Usaha Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan. 8. Hubungan Masyarakat Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen. Tujuan administrasi Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni 1. Memantau kegiatan atau data milik organisasi Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya. 2. Evaluasi Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya. 3. Penyusunan program kegiatan Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut. Fungsi Administrasi 1. Planning/ perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga proses penyusunan rencana. 2. Organizing/penyusunan Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota di dalam organisasi tersebut, sehingga akan mencapai suatu kesatuan usaha untuk tujuan organisasi tersebut. 3. Coordinating/koordinasi Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan agar berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas, ataupun bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta menyatukan suatu pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi. 4. Reporting/laporan Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan fungsi kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi. 5. Budgeting/penyusunan anggaran Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan maupun anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan. 6. Staffing/penempatan Penempatan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi, di mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut. 7. Directing/pengarahan Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dengan bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 5. Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi Ada beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya yang perlu kita ketahui. - Administrasi kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain. - Administrasi kependudukan seperti membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, serta mengatur aktivitas sekolah. - Administrasi perkantoran seperti mengurus kehadiran pegawai, membuat surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain. - Administrasi keuangan seperti membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain. - Administrasi negara seperti adanya aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di dalam pemerintahan, aturan, dan tata cara pelayanan publik, serta aktivitas presiden yang mengatur tentang reshuffle kabinet. Demikian penjelasan tentang administrasi, semoga kalian bisa memahaminya, semoga bermanfaat. OL-6 Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh rekaman kegiatan sebuah lembaga, perorangan dan organisasi. Setiap pelaksanaan kegiatan ditulis secara lengkap dan detail. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan of Contents Show Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan ArsipBeberapa Metode Penyimpanan Arsip1. Arsip dinamis2. Arsip aktif3. Arsip inaktif4. Arsip statis5. Arsip duplikasiSistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan AbjadTata Cara Penyimpanan Arsip1. Mengecek dokumen2. Menambahkan kode3. Menyortir dokumen4. Menyimpan dokumen5. Menata arsipSistem Penyimpanan ArsipJenis-jenis Sistem Penyimpanan Arsipa. Sistem subjek Subjectical Filing Systemb. Sistem abjad Alphabetical Filing Systemc. Sistem Tanggal Chronological Filing Systemd. Sistem Nomor Numerical Filing Systeme. Sistem Wilayah Geographical Filing SystemKendala Sistem Manajemen Kearsipan1. Tidak paham fungsi arsip2. Pegawai tidak sesuai kualifikasi3. Jumlah arsip terus bertambah4. Tidak ada pedoman tata kerja5. Tidak ada tata cara peminjaman arsip6. Tidak ada batas waktu peminjaman arsip 7. Sistem penyimpanan arsip tidak maksimal Video yang berhubungan Sistem penyimpanan arsip tidak hanya sebatas pada satu bentuk saja, melainkan dibuat ke dalam beberapa macam. Seperti buku, piagam, akta, warkat, surat dan lain sebagainya. Selain itu, format arsip juga sudah banyak dalam bentuk digital, seperti video dan audio. Jika suatu saat nanti ada kesalahpahaman, maka arsip bisa menjadi rujukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Inilah alasan mengapa semua organisasi, perusahaan atau perorangan penting sekali membuat arsip. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang arsip? Simak yuk penjelasan selengkapnya di bawah ini. Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan Arsip Tujuan sistem penyimpanan arsip secara umum adalah agar mempercepat dan mempermudah menemukan dokumen ketika ingin digunakan kembali. Dengan pembuatan sistem pengarsipan, maka data-data penting bisa disusun lebih efektif dan efisien. Selain itu, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga bahan-bahan arsip agar setiap historis perusahaan tertata dengan rapi. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan atau lembaga tidak memiliki arsip, pasti kesulitan dalam menentukan rencana ke depan untuk mencapai target. Sebab, track record perusahaan tidak ditemukan. Langkah-langkah yang sudah terbukti mampu memberikan dampak besar bagi perusahaan lenyap begitu saja. Mau tidak mau, perusahaan harus kembali membuat rencana dari awal. Tentu hal ini membutuhkan rentang waktu sangat lama. Jadi bisa disimpulkan, apabila sistem kearsipan mampu membantu perusahaan menentukan langkah demi mencapai target-target yang sudah ditentukan. Pada umumnya, karyawan yang bertugas mencatat arsip masuk ke bagian manajemen. Mereka harus orang-orang ahli dalam membuat manajemen, sehingga arsip memberikan nilai besar bagi perusahaan. Beberapa Metode Penyimpanan Arsip Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya. Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5 macam sistem kearsipan berikut 1. Arsip dinamis Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya. 2. Arsip aktif Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam berbagai administrasi penyelenggaraan. 3. Arsip inaktif Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan. 4. Arsip statis Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan administrasi sehari-hari bagi administrasi negara. 5. Arsip duplikasi Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli. Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya, sudah banyak dijelaskan oleh beberapa pakar. Anda bisa mencari informasi melalui buku ataupun internet. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem pengarsipan dengan cara mengatur dokumen sesuai dengan nama orang ataupun organisasi. sistem ini biasanya digunakan untuk mengatur arsip atau dokumen pegawai yang bersifat individual. Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder bersama dengan folder lain dan disimpan berdasarkan abjad. Untuk menyusun folder pegawai tersebut, data file kabinet harus diikuti dengan ketentuan cara-cara mengindeks nama orang. Kemudian sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ini adalah dengan menggunakan nama pegawai. Selain data nama pegawai, ada kalanya setiap dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga disimpan berdasarkan nama organisasi atau badan yang mengirimkannya. Untuk menemukan kembali data tersebut, dapat dicari berdasarkan nama badan atau organisasi tersebut. Keuntungan dari menggunakan sistem ini adalah secara otomatis dokumen yang berasal dari satu nama pegawai atau badan akan berkelompok menjadi satu. Kemudian untuk surat masuk dan pertinggal dari surat keluar berada bersebelahan dalam satu map. Pencarian dokumen juga dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa perlu menggunakan indeks. Sistem ini juga memiliki susunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dikerjakan. Yang pasti, kelebihan utama yang diberikan oleh sistem ini adalah kemudahan untuk mencari data atau dokumen yang dibutuhkan. Baca Juga Tata Cara Penyimpanan Arsip 1. Mengecek dokumen Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat. 2. Menambahkan kode Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus. Tujuannya adalah memudahkan saat penyimpanan sekaligus menemukan kembali ketika dibutuhkan. Kode setiap dokumen berbeda-beda, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. 3. Menyortir dokumen Menyortir atau memisahkan setiap dokumen ke bagiannya masing-masing menjadi proses wajib dan tidak boleh dilewatkan. Pada umumnya, terdapat rak khusus untuk menyimpan suatu jenis dokumen. Setiap dokumen atau surat dipisahkan sesuai masalah, kebutuhan dan tujuan. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi. 4. Menyimpan dokumen Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel, brief ordner ataupun folder gantung. Kemudian disimpan ke dalam almari arsip. Sebenarnya tidak harus lemari, arsip juga bisa disimpan pada rak khusus. 5. Menata arsip Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu a. Sistem tanggal Chronological Filling System Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. b. Sistem abjad Alphabetic Filling System Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian diurutkan sesuai namanya. c. Sistem wilayah Geographic Filling System Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu. d. Sistem nomor Numeric Filling System Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random. Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip. e. Sistem pokok masalah Subject Filling System Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya. Sistem penyimpanan arsip memang sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sistem ini akan membuat sistem penyimpanan secara sistematis sehingga mudah untuk ditemukan kembali. Dengan begitu, kemudahan tersebut akan berdampak baik untuk mempermudah pelaksanaan tujuan organisasi atau perusahaan. Sistem manajemen Arsip – Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Banyak aktivitas yang menyebabkan menumpuknya informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Kearsipan merupakan salah satu unsur penting dalam sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor, organisasi pemerintah, swasta atau perorangan. Sedangkan sistem manajemen kearsipan bisa diartikan sebagai perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, serta kegiatan manajerial yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip. Sistem kearsipan ini dikembangkan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Sehingga efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem tersebut. Tujuan dari sistem manajemen kearsipan itu adalah memiliki dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan serta kejadian, peristiwa atau kegiatan yang nyata. Selain itu juga sesuai manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien. Menurut Suraja 2006, sistem manajemen kearsipan adalah rangkaian aktivitas mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat proses pengurusan arsip. Sedangkan, undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggara kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Pengelolaan arsip sendiri dengan cara melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan pada arsip dan sumber daya yang mengurus arsip. Sistem Penyimpanan Arsip Setiap perusahaan atau organisasi biasanya memiliki arsip yang disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip mereka. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. Supaya, arsip itu lebih mudah dan cepat dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu. Menurut Muhidin dan Winata 2016, sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin Penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa mendatang. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan dan perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sedangkan, Wursanto 2001 mengatakan sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi. Sugiarto 2005 menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain. Misalnya, penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip bisa membantu kegiatan Kearsipan. Jenis-jenis Sistem Penyimpanan Arsip Di Indonesia sendiri, ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang bisa digunakan oleh organisasi, perusahaan maupun instansi pemerintah. Adapun beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui, antara lain a. Sistem subjek Subjectical Filing System Sistem penyimpanan arsip subjek atau subjectical filing system biasanya digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan sesuai jenis masalah yang sering terjadi. Sistem subjek ini juga dikenal sebagai subjek perihal yang cara penyimpanan dan penemuan arsip berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Menurut Sedarmayanti 2005, sistem penyimpanan arsip ini harus menentukan dahulu masalah-masalah yang paling umum terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya, sehingga bisa melakukan penataan arsip sesuai surat atau pokok isi surat. Sistem subjek ini sangat cocok bagi instansi pemerintah atau perusahaan yang berhubungan dengan keluhan pelanggan. Adapun keuntungan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain Lebih menghemat waktu untuk pencarian dokumennya, karena menyangkut sebuah permasalahan dalam satu tempat subjek bisa diperluas lebih mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama. Sedangkan, kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain Sulit diklasifikasikan jika ada berbagai perihal atau subjek yang hampir tidak efektif bila istilah yang digunakan tidak kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak daftar klasifikasi yang membutuhkan bantuan analisis arsip petunjuk silang yang memadai untuk menyatakan berbagai subjek dan informasi arsip biasanya menggunakan nama seseorang untuk daftar subjek sehingga mempersulit pencarian. b. Sistem abjad Alphabetical Filing System Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad atau alphabetical filing system adalah metode penyusunan dokumen arsip secara berurutan sesuai abjad, mulai dari dokumen arsip yang berawalan huruf A sampai Z. Nama atau kata-kata yang digunakan untuk menyusun arsip dengan sistem abjad ini dibagi menjadi 4 golongan, yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan. Tapi, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad ini membutuhkan adanya peraturan penyimpanan yang merupakan standar peraturan dari organisasi. Sehingga, semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan. Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, antara lain Penataan folder untuk menyimpan arsip lebih mudah dipahami dan kesalahan minim karena arsip dikelompokkan berdasarkan abjad yang dokumen arsip yang dibutuhkan lebih mudah dan cepat, baik melalui nama pengirim yang mendapat surat dan tanpa menggunakan arsip yang berasal dari satu nama sama akan berkelompok menjadi masuk dan tanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. Sementara, kelemahan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, antara lain Pencarian arsip menggunakan nama orang tidak bisa dilakukan melalui bagian nama yang lain, seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus menggunakan nama atau arsip yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan diletakkan di dalam penyimpanan yang arsip harus menggunakan peraturan huruf yang seringkali salah dan nama orang sering ditulis berdasarkan keinginan ejaan label pada folder arsip membutuhkan banyak kesalahan dalam penempatan arsip jika tidak memiliki SOP pemalsuan karena abjad mudah diganti di dalam surat. c. Sistem Tanggal Chronological Filing System Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau chronological filing system sangat cocok bagi Anda yang memiliki kebutuhan mencuri dokumen berdasarkan tanggal atau waktu kejadiannya. Metode penyimpanan arsip dilakukan dengan cara melihat tanggal surat yang diterima dan tanggal surat yang dikirim. Lalu, surat yang akan diarsipkan itu disusun dengan frekuensi waktu tertentu, yakni harian, mingguan, bulanan hingga tahunan sesuai kebutuhan Anda. Tapi, surat yang datang paling akhir biasanya akan ditempatkan di bagian paling akhir tanpa mempertimbangkan isi masalah surat tersebut. Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, antara lain Cocok bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh arsip lebih mudah dan sederhana saat untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan. Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau kronologis, antara lain Pencarian arsip yang lebih sulit karena butuh kombinasi abjad, tidak hanya bermanfaat bagi organisasi yang relatif kecil dan jumlah dokumen tidak terlalu diterapkan bila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen arsip tidak surat masuk dan keluar akan terpisah. d. Sistem Nomor Numerical Filing System Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau numerical filing system biasanya digunakan sebagai pengganti nama orang atau nama badan dalam metode penyimpanannya. Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi berdasarkan nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor juga dikenal sebagai indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip ditentukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Ada 4 macam sistem nomor yang digunakan dalam penyimpanan arsip, meliputi sistem nomor berdasarkan decimal, sistem nomor berdasarkan terminal, sistem nomor berdasarkan middle digit, dan sistem nomor soundex. Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, antara lain Penyimpanan arsip lebih sederhana, cepat dan bisa digunakan untuk semua jenis arsip bisa mencantumkan nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, antara lain Penyimpanan arsip dengan nomor ini membutuhkan waktu untuk indexing yang lebih banyak folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau penyimpanan arsip yang lebih luas untuk menyusun semua arsip. e. Sistem Wilayah Geographical Filing System Sistem penyimpanan arsip berdasarkan geografis atau wilayah biasanya akan dikelompokkan sesuai daerah atau wilayah yang tertera dalam surat atau dokumen. Kemudian, penyimpanan arsip akan dikelompokkan berdasarkan tempat penyimpanannya, yakni disusun sesuai kota, daerah, atau negara asal dokumen tersebut dan tujuannya. Menurut Sedarmayanti 2005, sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu. Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain Pencarian arsip lebih mudah dan cepat bila nama tempatnya sudah arsip bisa dilakukan secara langsung tanpa rujukan atau bantuan indeks. Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain Risiko kesalahan penyimpanan bila tidak memiliki pengetahuan mengenai pembagian indeks yang lebih tepat dan petunjuk silang bila ada alamat ganda pada surat atau dokumen yang dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak SOP penyimpanan arsip yang jelas dan terperinci. Baca Artikel Pengelolaan Bahan Pustaka Rekomendasi Buku tentang Arsip Kendala Sistem Manajemen Kearsipan Kendala adalah suatu masalah atau suatu keadaan yang menjadi penghambat untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai dan harus memiliki solusi tertentu sesuai dengan kendala yang dihadapi. Beberapa faktor dalam penyimpanan dan pengelolaan bisa menjadi kendala sistem manajemen kearsipan. Menurut Sedarmayanti 2003, ada beberapa macam kendala atau hambatan dalam pengelolaan atau penyimpanan, antara lain 1. Tidak paham fungsi arsip Kendala utama dalam sistem manajemen kearsipan adalah sumber daya manusia yang kurang atau tidak paham fungsi sebuah arsip. Akibatnya, fungsi arsip sebagai sumber informasi sebuah organisasi atau instansi tidak tercapai. Lalu, tugas-tugas di bidang kearsipan pun dipandang rendah. Secara umum, arsip memiliki fungsi sebagai penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi dan wahana komunikasi. 2. Pegawai tidak sesuai kualifikasi Pegawai pengurus arsip yang tidak sesuai kualifikasi organisasi, instansi atau perusahaan menjadi kendala dalam sistem manajemen kearsipan. Maksudnya, penempatan pegawai yang bertugas mengelola arsip tidak memiliki persyaratan yang sesuai dengan pekerjaannya. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk melakukan sesuatu atau mendudukan jabatan tertentu. Sehingga, kualifikasi akan mendorong seseorang untuk memiliki suatu keahlian atau kecakapan khusus. Anda mungkin mengira pegawai yang mengelola arsip cukup berpendidikan sekolah dasar. Bahkan, pegawai yang kurang kompeten di bidang-bidang lain mungkin akan dialihkan untuk membantu mengelola arsip. Padahal, tak semua orang memahami pentingnya arsip dan sistem penyimpanan arsip. Apalagi, orang-orang tanpa pengalaman dan kualifikasi yang sesuai. Mereka mungkin akan menghadapi banyak kebingungan ketika mengelola arsip. 3. Jumlah arsip terus bertambah Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah atau fasilitas tempat dokumen itu disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi. Kemudian, arsip disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut. Jumlah arsip yang terus bertambah secara terus-menerus juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena, kondisi ini bisa mengakibatkan tempat atau ruangan penyimpanannya tak mampu menampung arsip. Sehingga, risiko arsip penting mengalami kerusakan dan hilang juga akan lebih tinggi. Oleh sebab ini, kendala penyimpanan arsip ini harus dicegah sejak awal. 4. Tidak ada pedoman tata kerja Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya. Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip. Supaya, setiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas. 5. Tidak ada tata cara peminjaman arsip Arsip biasanya berupa dokumen atau file penting yang akan dibutuhkan kemudian hari atau seterusnya. Karena itu, suatu organisasi maupun perusahaan harus memiliki pedoman tata cara peminjaman arsip untuk mengontrol dan menjaga dokumen tersebut. Bila suatu organisasi tidak memiliki dan tidak menerapkan pedoman tata cara peminjaman arsip, hal ini bisa mengakibatkan setiap orang bisa meminjamnya tanpa peraturan jelas. 6. Tidak ada batas waktu peminjaman arsip Tidak adanya aturan batas waktu peminjaman arsip juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena, seseorang atau suatu kelompok bisa meminjam arsip dalam jangka waktu lama atau terkadang tidak dikembalikan. Akibatnya, pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut akan kesulitan. 7. Sistem penyimpanan arsip tidak maksimal Sistem penyimpanan arsip adalah kendala utama sistem manajemen kearsipan yang perlu diperhitungkan dan dicegah sejak awal. Karena, sistem yang kurang maksimal dan terampil akan menyulitkan seseorang dalam mencari arsip dengan cepat dan tepat. Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi. Semoga penjelasan tentang sistem manajemen arsip diatas dapat dipahami dengan baik dan pastinya harus diterapkan supaya lebih bisa bermanfaat dan mengevaluasi apa yang dibutuhkan dan perbaikannya. Artikel terkait lainnya Pengertian ArsipPengertian PerpustakaanPerpustakaan Digital

penyimpanan merupakan bagian dari proses administrasi yaitu